Документооборот в организации пример схема

Организация документооборота имеет много общего с организацией механического конвейера. В свое время введение конвейерной сборки наряду с типизацией продукции и стандартизацией деталей привело к значительному росту производительности труда, снижению стоимости процесса производства и положило начало массовому производству. Правда, при этом ритм, задаваемый конвейером, привел к увеличению интенсивности труда и нервного напряжения работников.

Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности. Разрабатывает график документооборота главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия. График должен устанавливать рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивают своевременность составления отчетности.

Схема документооборота в организации

У полученных и отправленных документов наблюдается совпадение путей перемещения на стадиях реализации, корректировки и подготовки. Но отдельные виды документов внутри компании нередко пользуются своими путями.

Например, распоряжения и приказы попадают в отдел к юристам; к протоколам не нужно делать проект, а документы, адресованные руководителю, направляются непосредственно в его кабинет. Протоколы и приказы добавляет в базу секретарь или канцелярский работник, делает многочисленные копии, передаёт их во все отделы.

Любые внутренние документы справки, сводки, письма, записки и так далее , вслед за изучением их соответствующим работником, прикрепляются к делам или отправляются в отделы.

В больших и средних компаниях такими документами занимается начальник канцелярии, а на маленьких — секретарь — референт. Чтобы взаимодействие работников с конфиденциальными документами осуществлялось адекватно, необходимо обеспечить следующие три условия: выдавать под роспись работнику документы данного вида более чем на два рабочих дня; осуществлять отправку этих документов внутри и вне компании только с согласия руководства; взаимодействовать с таким документами в специально подготовленном для этого кабинете, в который могут попадать только малое количество служащих.

Конфиденциальные документы вносятся в специальную базу, а также содержатся в специальных помещениях или в закрытых стальных шкафах. В конце работы документы конфиденциального содержания просматриваются и отдаются в хранилище. Если по какой — то причине обнаружена пропажа документа, то об этом срочно информируется руководство. Обязанность руководителей — познакомить работников с законами взаимодействия с документами конфиденциального характера.

Происходит информирование об административной, уголовной или другой ответственности в рамках законов РФ. Увольнение по собственному желанию: правила и подводные камни Работа с письмами и обращениями граждан Данные процессы значительно отличаются от остального делопроизводства и осуществляются отдельно. Секретарь-референт или иной работник, занимающиеся вопросами граждан, должны проводить андеррайтинг этих документов. На плечах руководителей лежит личная ответственность в сфере работы с письмами и обращениями граждан.

В их обязанности входит постоянное усовершенствование этих областей и доскональное их изучение. Все бумаги, отправленные гражданами, обязаны быть получены, изучены, добавлены в базу в тот же день, что и пришли. Если гражданин пришёл непосредственно на приём, то вся информация от него устная и письменная заносится в базу.

После того, как документы были добавлены в базу, они попадают к руководителю. В соответствии с законом и всех изложенных обстоятельств, руководитель выносит решение. Если решение отрицательное, то оно обосновывается ссылкой на законодательный акт или иной документ, а также в нём описываются причины отказа. Отрицательное решение обязательно составляется в письменном виде.

Руководство обязано отвечать гражданам как можно быстрее, но в зависимости от сложности задаваемых вопросов. Этот процесс обязателен для контроля, вся ответственность за него на руководителях.

Обычно жалобы и заявления, в рамках которых не требуется рассматривать дополнительные моменты, решаются за две недели после получения. В случае дополнительного изучения обстоятельств, возможно увеличение периода на решение, но не более чем на тридцать дней со дня получения.

Обратившейся гражданин информируется по поводу решения его вопроса в соответствии со всеми обстоятельствами и законами РФ. Если данная компания не компетентна дать ответ заявителю, то обязана в течение пяти дней вернуть отправителю с указанием куда обратиться или передать в компетентную организацию.

Правильность оформления документов доверяю людям Игорь Тарасов, ген. Всем нашим партнёрам и клиентам мы демонстрируем свой договор, составленный юристами и опирающийся на судебную практику. На моей памяти не было случаев, в которых мы бы не нашли компромисс. Поэтому обычно наш документ подписывают без проблем, либо мы вместе вносим какие-то правки и переходим квзаимовыгодному сотрудничеству. В связи с тем фактом, что мы работаем по всем регионам РФ, бывают ситуации, когда проблематично получить назад счет — фактуры и накладные.

Чтобы их стало намного меньше, стали производить расчёт с транспортными компаниями только после того, как они предоставляют нам счёт — фактуры и накладные с пометкой, что покупатель товар получил. Я проверяю документы редко, только в случаях острой необходимости. В середине каждого месяца наш бухгалтер сверяет документы, полученные от клиентов, с документами переданного им товара.

Когда чего — то не достаёт, он общается с менеджером, который работал в данном случае. Схема документооборота в организации: маршруты движения Чтобы сделать маршруты движения для всех документов максимально эффективными, создаются специальные схемы.

Они представляют собой незаменимое приложение, которое входит в инструкцию по документационному обеспечению управления. Естьтри основные формы организации работы с документами: смешанная; централизованная; децентрализованная.

Смешанная форма применяется в огромных компаниях, где запутанная структура и внушительный документооборот в организации. Централизованная форма используется на маленьких предприятиях, где документооборот в организации соответствующий.

А децентрализованная форма актуальна для компаний, где весь список действий осуществляется в структурных подразделениях. У нас работал финансовый директор — настоящий профессионал, всегда был в курсе всех тонкостей работы с системой документооборота в организации.

Так он требовал понятно и лаконично, а отдел IT успешно воплощал его требования. Маршруты, по которым проходили документы, контролировал сотрудник IT, он осваивал программу и, опираясь на информацию, полученную от финансового департамента, создавал подробные маршруты любого документа. Процесс автоматизации условно состоит из двух частей: непосредственно процесса и отчёта. Чтобы получить отлично функционирующую версию документооборота в организации,директорунужно привлечь к работе менеджеров ответственных за нужные технические процессы.

При автоматизации организации системы документооборота существуют следующие основные этапы. Этап 1. Что автоматизировать В первую очередь внедрять ЭДО нужно в бухгалтерию и отдел, занимающийся финансами, так как больше всего различных документов оседают именно в этих местах.

Из — за больших объёмов, сотрудники часто не имеют возможности вовремя обрабатывать данные документы, в результате страдают все бизнес - процессы. Этап 2. Описание бизнес-процессов Перед внедрением ЭДО внимательно ознакомьтесь с текущими бизнес — процессами всей компании. Чтобы это сделать, нужно чтобы руководители отделов подробно описали пути, которые у них проходят документы, а также рассказали обо всех своих процессах, связанных с бизнесом.

После этого рисуется таблица из этих данных, а затем определяется задача и те, кто её решит. Этап 3. Планирование Здесь создаётся план, по которому будет осуществляться работа, рассчитывается количество ресурсов, устанавливаются временные рамки и тому подобное.

Этим занимается финансовый директор, управляющие отделами, и директор информационного отдела. Этап 4. Выбор IT-решения Если мы говорим о больших компаниях или холдингах, то внедрение ЭДО обойдётся дорого и займёт длительное время, даже при автоматизации нескольких процессов.

На маленьких предприятиях, в которых и документооборот соответствующий, для оптимизации документооборота в организации можно ограничиться обычной базой данных Access, Excel или другой. IT — отдел должен выбрать какой доступ сотрудники будут иметь: внутри локальной базы данных, внутри специально разработанного сайта и так далее. Самые главные документы лучше хранить в ограниченном доступе. Получается, что в небольших компаниях не нужно тратить много денежных средств, всё дёшево и просто.

Этап 5. Реализация Всеми процессами, касающимися внедрения, обычно занимается руководитель проекта. От генерального директора требуется определить: временные рамки,за которые документы преодолевают всю общую систему электронных согласований; критические точки, где осуществляются конкретные изменения в системе передвижения документов.

Следить за внедрением ген. В результате эффективность ген. Этап 6. Завершение В этом месте происходит тестирование системы, нужно внимательно всё ещё раз изучить, дабы увидеть и устранить проблемы, связанные с автоматизацией. Это последний этап, на котором можно избавиться от ошибок в автоматизации. Этап 7. Контроль использования системы На этом этапе главная задача — устранить все ошибки, которые были выявлены пользователями в процессе эксплуатации.

Программа должна быть популярна среди работников. Сколько стоит внедрить электронный документооборот в организации Окончательная цена проекта по внедрению ЭДО в компании может значительно отличаться от первоначальной стоимости. Сюда входят следующие затраты: на сопровождение; на внедрение; на лицензии ключи. Не стоит забывать о том, что при обеспечении документооборота организации могут возникнуть незапланированные траты, например, на программное обеспечение, операционную систему, электронику и так далее.

Естественно это приведёт к удорожанию места работника. Помните о моменте, касающемся обучения персонала курсы, конференции, семинары, учебные пособия, обучающие материалы и так далее.

Подведя итоги, отметим, что документооборот в организации — это неотъемлемый инструмент на пути эффективного управления и постановки задач. Чем больше у компании партнёров и клиентов, тем больше у неё документооборот.

При сложной структуре внутри компании, тяжелее осуществлять документооборот в организации. А значит, чтобы произвести андеррайтинг всей системы, учёт документооборота организации, следует изучить все компании и субъекты,с которыми она работает. Информация об авторе и компании Владимир Калинин , заместитель председателя правления компании CostManagementGroup, Москва. Компания CostManagementGroup работает на рынке пять лет. Занимается созданием систем управления промышленными предприятиями, инвестиционной деятельностью, разработкой стратегий развития муниципальных образований, оказывает консультационные услуги в области управления промышленными активами.

За время работы компания реализовала 11 проектов. Сотрудничает с 12 регионами России. Численность работников - 50 человек, в том числе топ-менеджеры, имеющие летний опыт работы на крупных промышленных предприятиях.

Партнеры предприятия - более производителей кондитерских и молочных продуктов Поволжья, Урала и Сибири. Штат - 23 человека. Сегодня этот агропромышленный холдинг развивает три направления: сахарное, масложировое и сельскохозяйственное. В группу компаний входят семь сахарных заводов, четыре элеватора, комбикормовый завод, портовый элеватор, два масложировых комбината и четыре маслоэкстракционных завода в Белгородской, Воронежской, Ростовской, Тамбовской областях и Краснодарском крае.

Именно здесь возникает понимание, что процессы должны быть сквозными. Как это должно быть реализовано в проектах ЭДО, рассказывают наши эксперты. Разбираемся в проблеме Приведем пример.

Электронные документы ЭД , как и при бумажном документообороте, создаются в учетной системе на основе входящих счетов-фактур.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 2. Документ. Основные понятия и типология документов. Правильный выбор вида документа.

Пример схемы документооборота организации представлен. Каковы базовые принципы организации документооборота, как описать рабочие процессы с помощью схемы документооборота.

Верный пример схемы документооборота в организации: Организация внутреннего документопотока В этом случае речь идет о движении документов между отделами, созданными в пределах одной компании. Это могут быть приказы, акты. Как выглядит грамотно организованный документопоток в этом случае: Исполнитель составляет документ и передает его на согласование Вышестоящий руководитель после подписания документа передает его руководителю организации Руководитель принимает решение об утверждении документа и передает его делопроизводителю Делопроизводитель после регистрации документа вновь передает его исполнителю В свою очередь исполнитель после выполнения решения передает исполнительный лист делопроизводителю, который подшивает его в дело Исходящая документация К исходящему потоку документации относится управленческая информация, отправляемая за пределы организации ответы на входящие письма,. Во вторую очередь нужно понимать, что подобный расчет может проводиться как раз в месяц, так раз в 3 месяца, раз в полгода и раз в год. В каждой конкретной организации руководитель с помощью внутреннего приказа решает этот вопрос. При этом в любом случае за основу расчета берутся учетно-регистрационные формы, заполняемые делопроизводителями на местах. Итак, одной единицей учета является: оригинал документа копия документа, но только в том случае, если отсутствует подлинник и копия в единственном числе. Все остальные копии подсчитываются отдельно документы, прикладываемые к сопроводительному письму считается все вместе Жалобы, и предложения считаются отдельно. Одним из самых эффективных способов упрощения обмена управленческой информацией является переход на электронный документооборот. Информация, хранящаяся в единой компьютерной базе, быстрее доходит до исполнителей, ее легче учитывать, находить и распечатывать на бумажном носителе. Централизация документооборота. Для исключения оформления дублирующих документов необходимо весь поток документации направить к делопроизводителям головного офиса.

Структура документооборота на предприятии — это три категории документов: входящие, поступающие извне по каналам связи, включая телефон и электронную почту; исходящие, разрабатываемые организацией и отправляемые сторонним адресатам; внутренние, создаваемые на предприятии документы внутреннего пользования: организационно-распорядительные, инструктивные, нормативные и пр.

У полученных и отправленных документов наблюдается совпадение путей перемещения на стадиях реализации, корректировки и подготовки. Но отдельные виды документов внутри компании нередко пользуются своими путями.

Схемы документооборота

Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Применительно к бухгалтерскому учету можно сказать, что документ - это закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение свидетельство , удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен. Документация - это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала могут сильно затормозить, а то и парализовать работу предприятия, особенно если оноимеет в своем составе территориально удаленные подразделения - организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление в данном случае крайне затруднительно. Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием.

Документооборот в организации пример схема

Приложение 1 Введение Документы — это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Применительно к бухгалтерскому учету можно сказать, что документ — это закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение свидетельство , удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен. Документация — это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения. Документооборот — это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала могут сильно затормозить, а то и парализовать работу предприятия, особенно если оноимеет в своем составе территориально удаленные подразделения — организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление в данном случае крайне затруднительно. Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия. Вот почему данная тема является очень важной для изучения.

Организация документооборота на предприятии и в организациях Схемы документооборота Юридическая сила документа и смешанный документооборот.

Виды документопотоков Документооборот Прежде чем разобраться, нужно ли упрощать документооборот в конкретной организации, следует понять, какой вид движения документов используется в компании, и где работа дает сбой. Итак, документооборот осуществляется между двумя группами лиц: сотрудниками, производящими информацию руководитель, менеджер сотрудниками, обрабатывающими входящие данные секретарь, логист Соответственно весь документопоток подразделяется на: входящий исходящий Входящая документация К входящей документации относится управленческая информация, поступающая в организацию извне.

Документооборот на предприятии: правила и принципы

.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Олег Брагинский. ТРАБЛШУТИНГ 110. Эффективный документооборот
Похожие публикации